Tänk dig att ni har satt upp mål för ert företag. Nu letar ni efter något som kan hjälpa er att nå dessa mål. Ni har en idé om vad ni vill ha, men ni vet inte exakt vad det är eller hur det ska fungera.

Ni eller någon annan som förstår era behov och önskemål skriver en lista med krav och prioriterar dem.

När kravspecifikationen är klar skickas den till de som ska designa systemlösningen. Designen skickas sedan till utvecklarna.

I slutändan kanske ni får det ni vill ha, men ofta får ni något annat. Det blir inte som ni förväntat er och dyrt. Verksamheten blir inte nöjd.

Det är svårt att förstå varandra när man pratar om systemkrav. Projektledare, IT-experter och verksamheten har olika språk. Det är viktigt att alla förstår kraven och funktionerna på samma sätt. Det hjälper till att skapa en fungerande systemlösning.

Det är inte bara språkförbistring som är ett problem. Ofullständiga krav, ingen användarinvolvering och orealistiska förväntningar kan också leda till felaktiga systemlösningar.

Om ni upptäcker att en systemlösning måste ändras efter att den är levererad, blir det dyrare än om ni hade upptäckt problemet i början.

För att en ny systemlösning ska fungera bra, måste ni först skapa en bild av hur den kommer att se ut och fungera. Detta kan göras genom att skapa en prototyp eller en skiss. Prototypen eller skissen kan sedan användas för att utveckla en ny systemlösning eller för att ändra befintliga rutiner.

En prototyp är en slags förlaga till en produkt eller ett system. Den är inte färdig, men den är tillräckligt bra för att testa om idén fungerar. En prototyp är ett bra sätt att lära sig mer om en produkt eller ett system innan man investerar tid och pengar i att utveckla den fullt ut. Den skapas i workshops där du, som har kunskap om verksamheten, och en konsult, som har kunskap om digitalisering, diskuterar era krav och behov.

Prototypen används sedan för att skapa en kravspecifikation som kan användas för att skapa eller upphandla ett system och föreslå ändrade rutiner.

Olof Robertsson